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ここからは、これまでパソコンを入れても効率が上がらずに疑問を持っていた人や、今この話を読んで「畜生！経理を信用していたのに、あいつらサボってやがったのか」と悔しい思いをしてしまった人、それから、もっと経理業務を合理化したいと考えている人に捧げます。 まず、はじめに言っておきますが、経理の仕事にたくさんの時間をかけていくらきれいに仕上げたとしても（断っておきますが、けっして雑にいいかげんにやれといっているわけではありません。同じ人が、同じやり方で何回も検算したり、管理資料を丁寧に清書するようなことをいっているのです。）、会社は一銭の得にもなりません（よくやっていると誉めてくれるのは、イイとこ会計事務所のスタッフか税務署の調査官ぐらいでしょう）。

合理化する上で、基本的なコンセプトは、次のとおりです。

(1) 管理するものを必要最低限に減らす
管理するものが多いと仕事が増えます。現金、預金口座、在庫、売掛金、固定資産等の管理は可能な限り減らしていきましょう。

具体的には、まず、小口現金をなくします。キャッシュレスにすると何がいいかと言うと、金庫番（あまりいい言葉ではないですが、一番わかりやすいのでここでは、現金の出し入れをする担当者という意味で使います）をおかなくてすみます。小口現金があると必ずそれを管理する人が必要になります。小口現金があるだけで、それを管理するという仕事が生じるわけです。管理するということは、当然、経理担当者が小口現金の出し入れを行い、その都度、入出金の取引内容を現金出納帳に記録し、金庫の現金を数えて現金出納帳の残高と照合しなければなりません。そして1日の業務終了後、上司の立会いのもとに、金庫の中の現金を数えて、1万円が何枚、100円玉が何個と金種別集計票に記録します。小口現金があると便利なようですが、このように、それを管理するというわずらわしい仕事が生じているわけです。
どこの会社でもやっていることなので、あってあたりまえ、ないと不便と思いがちですが、通常どこの会社でも正社員が金庫番をやっていますので、その人件費はバカになりません。

小口現金はあるが、金庫番がいなかったり、現金出納帳の残高と実際の金庫の残高を合わせていないような不正や盗難・横領の温床となっている会社は別として、ちゃんと担当者をおいて小口現金の管理をしている会社は、小口現金制度を止めることで、金庫番の人件費がなくなります。

でも、小口現金がなくなったら、小口経費の精算ができねぇーじゃねぇーか。という疑問が当然生じます。これについては、次の経費精算のところで、まとめて説明いたします。

実際に小口現金制度を廃止した会社から、その後やりづらいという話は聞いたことがありません。皆さん現金を数えるわずらわしさ（どんなに少額でも現金の残高が合わなかったときのあの悲惨な感じは、体験した人にしかわからないと思いますが）から解放されてホッとしているのが実感のようです。また、現金の残高が合わない場合、疑われるのは当然経理担当者ですので、この重大な責任からも早く解放してあげましょう。

何度もしつこく言いますが、しなければいけないことをやらないとか、いい加減にやるんじゃなくて、発想を変えてやり方を合理化するのです。そのために管理しなければならないものを極力なくしていきます。

　経営は、シンプルにすると利益が出るようになります！

スペースの関係でここでは、小口現金の例しか載せられませんが、同様に、預金口座、在庫、売掛金、手形、固定資産などについても、できるだけ管理するもの自体をなくしていきます。

(2) 同じ作業はまとめて一括して処理する
何の仕事もそうですが、集中してやると効率が上がります。経理の仕事も同じです。毎日毎日やっている作業もまとめてやれば、1日でできます。

特に経理の仕事は、社外に直接影響がでるものが少ないので、社内のやり方を変更するだけで簡単に合理化できることだらけです。

典型的な例が、社員が交通費などを立替えて精算する場合です。多くの会社では、営業マンなどが、1週間に1度（ひどいところは毎日）、自分が立替えた交通費の精算を経理に申請し、経理担当者（金庫番）から現金が支払われています。こんなことが毎日毎日行われているのです。320円の交通費精算を毎日やられたらたまりません（でも実際に毎日やっているから驚きです）。しかし、経理担当者は優しい人ばかりですので、「営業マンが会社の経費を個人的に立替えているのだから、早く精算してあげなければかわいそう！」と考えてせっせと毎日精算してあげます。
この部分を読まれても、サラリーマンの人は何の疑問も持たないでしょうが、経営者は考えてもらわないと困ります。320円の電車賃を精算するのに、いったいいくらの人件費がかかっているのでしょう？

そこで、発想の転換ですが、経費精算を毎月1回に限定してしまいます（どんな会社でも、月1回で大丈夫ですが、心配であれば、まず2週間に1回にしてください。その後、月1回の精算に段階的に移行してみてください）。たとえば、各人の経費の精算は毎月月末締めにして、翌月5日までに経理に申請してもらいます。

ここでさっきの話に戻りますが、小口現金をなくしてしまったら、その精算はどうするのか？
勘のいい方はすでにお気づきだと思いますが、そうです、給料と一緒に銀行振込にしてしまうのです。言ってみれば、残業代を精算して給料に上乗せして払うのと同じです。まぁ実際にやってみるとコロンブスの卵です。

経費精算は、毎日やると大変な作業ですが、月に1度まとめてやれば、半日で終わります。また、給料振込みと一緒にすれば、現金の出し入れ（実際にはつり銭がなかったり、小銭を用意したりと結構手間がかかっています）をする必要がなくなりますので、集計とチェックだけなら、社員数50人の会社でも1時間もあれば終わるでしょう（このやり方に変えていただいた会社のほとんどは経費の集計をExcelなどで社員自ら集計してきますので、実質経費精算作業はチェックと給料計算システムへの入力だけになります）。

これを提案すると、必ず出てくる抵抗勢力（ベテラン経理社員）の反対意見は、「出張が多い人や立替え経費の多い人が困る」といったものです。しかし、ほとんどの会社がそうであるように、全社員の99％以上の人の毎月の立替え経費の平均金額は、1万円未満なのです（残業代の方がよっぽど高額ですが、翌月にまとめて精算でも文句をいう人は誰もいません。要は決め事なのです。）。たまたま出張があるとか、臨時の支払いがあるのはほとんど例外で、これにより合理化をしないという理由にはなりません。また、このような臨時の支出があるのは、社長や幹部の方ですので、普通1ヶ月ぐらい個人で立替えていたとしても生活できないということはありません。それから、金額の大きい支払いは、個人で立替えるのを止めてもらい、請求書を発行してもらって会社から支払うようにルールを決めましょう。

これを行った副次効果ですが、毎月の経費支出額が減少する傾向にあります（統計は取っていませんので、はっきりしたことは言えませんが、毎月誰がいくら使ったのかが明確になるので変な経費は申請できないのか、立替える期間が長いので必要のないものは買わなくなったのか、領収書をなくしてしまうのか…。でもなぜか確実に減ります。）。

同様に、伝票入力、支払、領収書や請求書の整理などの経理作業も特定の日を決めてまとめて処理するようにすれば、大概のものは1日で終わります。

(3) 繰り返し作業はパターンとしてシステム化する
何度も言いますが、経理の仕事は同じ作業の繰り返しです。したがって、今月やった作業はまた来月もまったく同じやり方でやることになります。したがって、作業をパターン化することが可能です。パターン化すると何がいいのかと言うと、その仕事が誰でもできるようになるということです。今まで経理の仕事は簿記の知識が必要な専門職の仕事でした。しかし、会計ソフトがドンドン進歩した結果、標準的な仕訳のパターンはあらかじめ標準装備されており、その会社独自の経理パターンもパソコンに覚えさせることができるようになりました。

ベテランの経理社員の方には本当に申し訳ないのですが、あなたの頭の中にあるやり方をパソコンへ移行してください。そうすれば、経理作業のほとんどが明日からパートさんでもできるようになるのですから。

正直なところ、これがベテランの経理社員には一番こたえるようです（自分にしかできないはずのノウハウが、簿記の「ボ」の字も知らないヤツでもできるようになってしまうのですから、それも以前より短時間で）。そのせいなのか、ほとんどの会社では、パソコン会計を導入しても、昔伝票を書いていたときとまったく同じように、空白の伝票画面に仕訳をはじめから入力するというやり方が続けられています（ひどい会社は、ご丁寧に伝票を書いてから、入力しているところもあります）。

当社が実際にパソコン会計の導入をお手伝いさせていただいた会社では、本当に簿記の「ボ」の字も知らない方が１人で経理業務をやっているというところが何社もあります（経理社員がはじめからいなかった会社もありますし、経理社員が辞めたのでパソコン会計にした会社もあります）。経理の仕事は専門職から一般職へ変わってしまったということです。

ただし、ご注意いただきたいのは、パソコン会計を導入しただけでは、昔とかわらないということです。会計ソフトにベテラン経理社員のノウハウを移行してはじめて、処理がパターン化され、誰でもできるようになるのです（当社でパソコン会計の導入をお手伝いさせていただくときは、初期設定から取引先名、仕訳パターンの登録まですべて準備してから、本当に誰でもできるような状態にしてから、お渡ししております。たとえベテランの経理社員がいる会社でも、すべてパターン化しますので、いつでもパートさんに交代できる状態です）。

ちなみに、仕訳パターンの設定を嫌がる場合の抵抗勢力の言い分は、「うちの会社は取引が複雑だからパターン化できない」とか、「そんなに同じ取引ばかりではない」といったものです。仕訳の96％以上は、現金（くどいようですが小口現金は廃止してください）または預金の出し入れに関する取引ですし、どんなに取引が複雑といっても所詮毎回同じ仕訳を入力しているに過ぎません。

パソコン会計の導入で失敗しているケース（正常に稼動していない会社、効率が上がっていない会社を含めて）のほとんどは、会計事務所の適正なアドバイスを受けないで独自で導入している場合がほとんどです。悪いことは言いません。最初は顧問の会計事務所に相談して初期設定などをしてもらってください。そして、誰でも使えるような状態にしてもらってから入力をはじめてください。

これまで何件かいわゆるSOHO（Small Office Home Office）の会社の決算を依頼されたことがあります。いずれも会計ソフトを使用して処理していましたが、中身はボロボロでした。どんなにいいソフトを使っても入力するデータがデタラメなら、出力される決算書もメチャクチャです。会計ソフトの初期設定と基本的な経理の知識については、最低限専門家の指導を受けてからスタートするようにしましょう（特に消費税設定は素人には無理です）。

会計ソフトを活かすも殺すも、設定しだいと言ったところです。残念ですが、とてもここでは書き切れませんので、会計ソフトの導入で相談にのって欲しいという方は、今すぐココをクリック !!

(4) 必要性のない仕事は止める
その他、実際に合理化をすすめていくときは、誰も見ない帳票を廃止したり、同じような帳票を統合していったりして、無駄な仕事をドンドン排除していきます（本当に「何でこんなことやっているの？」という摩訶不思議な仕事が多くてビックリします。担当者に聞いてもほとんどの回答が「以前からやっているから」と理由にならない応えしか返ってきません）。

(5) 経理の仕事は3日で終わる
このようなことを積極的に進めていくと、経理の仕事は3日もあれば終わってしまいます。
大げさな話ではなく、実際に売上高10億円以下（社員数30人以下）の会社であれば、通常経理が行っている会計処理、経費精算、支払、給料計算を3日間でやることが可能です（信じてもらえないかもしれませんが、本当にやっている会社が何社もあります。それもやっているのは、簿記の「ボ」の字も知らなかった人たちです。）。
ここで説明したのは、合理化プログラムのほんの一部に過ぎませんが、これだけでも騙されたと思って実行していただくと、ある程度の効果はすぐにあげられます。是非お試しください。

まだまだお伝えしたいことが山ほどありますが、到底ここで全部をお伝えすることはできません。

言ってみれば、これは経理部門の構造改革ですので、これに手をつけるには、トップである社長の決断が絶対に必要です。したがって、予想される抵抗勢力（ベテランの経理社員）との信頼関係にヒビが入ることを心配している社長は、残念ですが止めておいた方がいいでしょう。ただし、今後も高いコストを負担しつづけるのを覚悟していただきますが…。

それから、実行にあたっては、やはり顧問の会計事務所にご相談されることをお勧めいたします。相談にのってくれない場合や合理化に乗り気でない場合は、今すぐココをクリック !!

（くれぐれも言っておきますが、『経理合理化プロジェクト^®』はあくまでも中小企業の経理の合理化を実現することを目的としていますので、これをツールとして会社と顧問契約してもらおうなんていう安っぽい考えは毛頭ありません。その辺は、会計事務所の先生もご安心下さい。ですから、会計事務所の先生がこれを参考にして、顧問先の会社をご指導していただけることも大歓迎です。）

『経理合理化プロジェクト^®』では、皆様のすばらしいアイデアを共有させていただき、１社でも多くの会社がよりすばらしい改善を行っていただけることを目的としております。

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