経理がよくなるワークフロー グループウェア 経理がよくなるワークフロー

グループウェアについて
グループウェアとは
機能紹介
他社比較
『経理がよくなるワークフロ』グループウェアについて
国内最大級の導入実績を誇る「desknet's」のASP版
グループウェアとは? | 一般的なグループウェアの機能 | グループウェアの種類
グループウェア導入のメリット | グループウェアの選び方

『経理がよくなるワークフロー』の大きな特徴は、経理事務のワークフロー機能のみならず、グループウェアの機能が一緒についてくる点です。しかもグループウェアには「desknet’s」(グループウェア大手のネオジャパン社が行なっているすでに180万人以上が利用している実績のあるグループウェア)を採用しており、開発もネオジャパン社が行っているので安心してお使いいただけます。

ASP
Application Service Provider(アプリケーション サービス プロバイダ)の略。インターネット等のネットワークを通じて、アプリケーションソフトウェアや付随するサービスを顧客に提供する事業者。もしくはそういったビジネスモデルそのもののこと。アウトソーシングの一つと捉えることもできる。 クライアントのインタフェースとしてはWebブラウザが用いられることが多く、ユーザ側においては端末による制約が少なく、ソフトウェアのインストールや設定などの煩わしい作業が必要なくなる。

グループウェアとは?

グループウェアとは、コンピュータを使って社内の情報共有やコミュニケーションの効率化を図り、グループによる協調作業を支援するソフトウェアです。代表的な機能としては、スケジュールや会議室の管理などがあげられます。またASP版であると、インターネットを使ってパソコンや携帯電話から利用できるので、外出先からでも見たり書き込んだりすることが可能です。 簡単にいうと「みんなで使えるシステム手帳」です。

グループウェアとは-イラスト

一般的なグループウェアの機能

グループウェアの機能-イラスト

グループウェアの代表的な機能としては次のような機能が挙げられます。『経理がよくなるワークフロー』のグループウェアでは以下の機能に加え全21機能を提供しています。

スケジュール

個人やグループの予定を登録し、管理する機能。
他のユーザーからも閲覧できるので、行動予定を把握することができます。

タイムカード

出社、退社、外出などの時間を記録し、管理する機能。
月末の集計作業が楽になります。

伝言メモ

不在や外出のユーザー宛てに、伝言を残します。
従来は、付箋紙やメモ紙に書いて机に残していた機能。

設備予約
(会議室予約)

会議室などの施設や、プロジェクターなどの共有の備品の予約管理をする機能。
何度も総務に出向いて「予約ノート」を見るまで予約状況がわからない、とか、「予約ノート」が無くなった(!)、などという悲劇がなくなる。

掲示板

ユーザーに、広く情報を発信するツール。
従来は紙に印刷して壁に貼ったりしていた機能。

電子会議室

テーマごとに、ユーザー間で意見交換をする、コミュニケーションツール。

ToDo

個人毎あるいはグループ毎のタスク(やらなければならないこと)を管理をする機能。

メール

E-mailの送受信を行います。メーラーの機能。特徴はグループウェア上の他の機能と連動している点(例えば、スケジュール機能と連動しているので、スケジュールを押さえるのと同時に、参加全員にそのままメールするなどが可能)。またASP版であればブラウザがあれば外出先からでも参照できる点。

文書管理

文書や画像などのファイルを共有、管理する機能。

アドレス帳

取引先や顧客の電話番号やメールアドレスなど、共有のアドレスを一元管理する機能。

レポート

案件ごとの対応レポートなどを作成して、報告、管理する機能。


『経理がよくなるワークフロー』グループウェアの機能紹介はこちら

グループウェアの種類

グループウェアの種類-イラスト

グループウェアはその形態から、大きく次の3つの種類にわけられます。

自社サーバ型

サーバを購入し、グループウェアのパッケージソフトを、利用するユーザーのPCひとつひとつにインストールします。全て自社での運用となるため、個々のPCへの作業や、サーバの管理が必要となる半面、カスタマイズするなど自社の業務にあわせた運用ができるなどのメリットがあります。

レンタルサーバ型

レンタルサーバを契約し、グループウェアのパッケージソフトをインストールします。サーバはレンタルとなるため、管理は必要ありませんが、グループウェアソフトは購入となるため、初期費用、ソフトの管理は必要となります。

ASP型

インターネットを介して、アプリケーションサービス業者が運用をするサーバにアクセスして利用する。サーバ・グループウェアソフト共にレンタルとなるため、カスタマイズはできませんが、Webブラウザがあれば利用可能なので、ソフト初期設定は必要なく、また初期費用やバージョンアップ時、サーバの管理などをプロにお任せできるので手間が要らないというメリットがあります。

グループウェアのメリット

ITと聞いて真っ先にイメージされるのがパソコンという方は多いでしょう。いまやパソコンは一人一台が当たり前です。ワープロや表計算などを使って、データの整理、プレゼンテーション資料の作成など、パソコンを使えば書類のクオリティが上がり、手間も省けて、作業効率は数段アップします。パソコンにより、紙とペン・計算機やスライドをつかっていた頃に比べて、個人レベルでの生産性は驚くほど向上しました。

次に考えたくなるのは、チームや組織間の生産性向上です。それを実現する目的であらわれたのがグループウェアです。

グループウェアの導入メリットには大きく次の2つがあげられます。

1. スケジュール調整や雑務などにかかる時間を削減して、本業に集中できます

会議の日程調整にかけている手間、 勤怠時間の集計作業の手間、会議室や備品の利用予定の管理にかけている手間、そういった本業以外のこと(でも必要なこと)に費やしている時間を驚くほど軽減させるための仕掛けが「グループウェア」にはいくつか用意されています。

2. 情報共有によって、業務のスピード化、円滑化を図ることができます

個々の社員が持っている業務のノウハウや企画書の書き方を全社的に利用したり、日々蓄積していく顧客に関する情報を、誰もが必要なときに自由に取り出して参照したり、新たなビジネスのために活用できたら、驚くほど生産性が向上します。 そのような仕掛けを作るための機能が 「グループウエア」には用意されています。


その具体的な機能や活用方法を知りたい方は、活用方法のヒントやポイントを詳しくまとめた無料小冊子をご提供していますので、是非ご活用ください。


少し画面を見てみたいという方は、デモ環境をご用意していますので、こちらをご活用ください。


さらに、導入を検討されたいという方は、本番と同じ環境・同じ機能をお試しできる無料体験のほうにお申し込みください。

グループウェアの選び方

様々な機能を持つグループウェア、何を基準に選べばよいのでしょう?

1.全員が使えること

グループウェアは、その名のとおり一人で使うツールではなく、 グループのメンバーで使ってこそ、価値の出るものです。 パソコンの得意な人もいれば苦手な人もいます。 でも、どんな人でも使えるツールでなければ、グループウェアの 利用率はあがりません。利用率があがらないとグループウェア は何の意味もありません。宝の持ち腐れになってしまいます。 だから、操作は出来るだけ簡単なほうが安心です。
「desknet’s」は
・見やすい画面
・わかりやすい操作性
・PCが苦手な方でもすぐ使用できること
などがその特徴としてあげられています。なので、マニュアルを見なくてもある程度は感覚的に使用することができます。

グループウェアの種類-イラスト
2.管理が楽なこと

大変なのは導入時だけと思ったら大間違いです。管理者はその後も結構大変です。一日中グループウェアのおもりをしていて、本業にちっとも集中できないなんてことになったら、グループウェアを入れた意味がありません。ASP版のグループウェアなら、管理やバックアップは全部ASP業者がやってくれます。自社に管理者をもつ必要がありませんし、プロの管理に任せておけるので安心です。

グループウェアの種類-イラスト
3.初期導入コストとその後の拡張性

自社サーバ型の場合には、サーバマシン機を新たに購入する必要も出てくるでしょうし、クライアントPC側にもグループウェアソフトのインストールが必要になります。導入までの準備作業がかなりの手間になります(サーバ選定に掛ける時間、インストール作業にかける時間等々、工数は結構かかります)。しかし、一方で自社なりのカスタマイズが可能になるというメリットがあります。つまり、ある程度高いITスキルの会社の場合であれば、有効な型となります。(カスタマイズを考えられるレベルにあり、かつ自社でサーバ管理者も置けるレベルであること)しかし、そこまでのITスキルにない場合には、ASP型がお勧めです。一番安くて、初期導入の手間もかかりません。その後のカスタマイズはできませんが、提供されている機能を使いこなすことで十分な効果を生み出すことができます。

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4.リモートアクセスへの対応

外で活動することが多い営業部隊がいる場合や、出張が多い管理職が多い場合などは、社外からモバイルPCや携帯電話からリモートでアクセスできる機能を持つグループウェアを選択すると、利用率が上がります。ASP型であれば、インターネットにつながる環境さえあれば、どこからでもアクセスできます。細かいPCの設定変更も一切必要ありません。また、「desknet’s」のスケジュール機能その他の機能は携帯電話からでも見ることが出来るようになっています。

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